Alle documenten op één plek

Om digitaal samenwerken beter mogelijk te maken is het programma GERS opgezet. GERS staat voor: Gedigitaliseerde En Rotterdamse Samenwerking. Het doel is alle niet-zaakgewijze dossiers die niet in een procesapplicatie worden ondersteund, te

digitaliseren en deze onder te brengen in één concernbreed document-managementsysteem. De volledigheid en veiligheid die dit systeem biedt, maakt het mogelijk om digitaal samen te werken in één en hetzelfde dossier.

Een greep uit de resultaten

image

DIVA: opslaan, delen en samenwerken

image

Bestuurlijke besluitvorming: vlot en inzichtelijk

image

DIVA: opslaan, delen en samenwerken

image

Bestuurlijke besluitvorming: vlot en inzichtelijk

Voordelen van DIVA

GERS gebruikt het documentmanagementsysteem DIVA: Digitale InformatieVoorziening Alfresco. Dit systeem maakt documenten makkelijk vindbaar. Met het opslaan van dossiers in DIVA voldoet Rotterdam aan de wet- en regelgeving. Door DIVA te benutten, kunnen medewerkers vragen van burgers en ondernemers sneller en vollediger beantwoorden. Ook de behandeling van een WOB-verzoek is voortaan een stuk eenvoudiger.

“Nu ik er een poosje mee werk, wordt het steeds makkelijker. DIVA is gebruiksvriendelijk en de begeleiding is erg persoonlijk. Geen one-size-fits-all-training, maar gewoon wat ik nodig heb. Heel fijn!”

Marjolein Aarts - Directiesecretaris bij Stadsontwikkeling

Zoeken met Mylex

In 2021 breidt de gemeente het digitale zoeksysteem MyLex verder uit. MyLex maakt het mogelijk alle informatie over een onderwerp te vinden. MyLex put de informatie uit een groeiend aantal verschillende databases, waaronder die van andere overheden. Steeds meer medewerkers kunnen MyLex gebruiken.

Een greep uit de resultaten

DIVA: opslaan, delen en samenwerken

Agenda’s en vergaderverslagen handig in één systeem opslaan. Het was in 2020 de eerste stap van de invoering van DIVA. Al veel medewerkers zijn hierdoor in aanraking gekomen met dit systeem. De invoering van DIVA verloopt aan de hand van thema’s. ‘Overleg’ was het eerste thema, en in 2021 volgt invoering van DIVA rond de thema’s ‘beheer’, ‘uitvoering’, ‘projecten’ en ‘beleid’. Als dit is afgerond, biedt DIVA die documenten op één plek: actueel, makkelijk vindbaar en veilig.

Bestuurlijke besluitvorming: vlot en inzichtelijk

DIVA-BB (Bestuurlijke besluitvorming) is een variant van DIVA. Het ondersteunt het besluitvormingsproces van het college en de raad, vanaf het eerste beleidsidee tot en met het uiteindelijke besluit. In 2020 is hiermee bij Sport en Cultuur een proef gestart. De kracht van DIVA-BB zit in standaardisering van het proces en handhaving van de afhandeltermijnen. Duurt een processtap te lang, dan stuurt DIVA een herinnering. Stukken gaan hierdoor vlotter door het besluitvormingsproces en medewerkers kunnen steeds zien of het proces naar wens verloopt.

Bestuurlijke besluitvorming: vlot en inzichtelijk

DIVA-BB (Bestuurlijke besluitvorming) is een variant van DIVA. Het ondersteunt het besluitvormingsproces van het college en de raad, vanaf het eerste beleidsidee tot en met het uiteindelijke besluit. In 2020 is hiermee bij Sport en Cultuur een proef gestart. De kracht van DIVA-BB zit in standaardisering van het proces en handhaving van de afhandeltermijnen. Duurt een processtap te lang, dan stuurt DIVA een herinnering. Stukken gaan hierdoor vlotter door het besluitvormingsproces en medewerkers kunnen steeds zien of het proces naar wens verloopt.

“Ik ben echt wel kritisch hoor, maar DIVA is een goed systeem. Het werkt fijn, we hebben op een paar kleine dingetjes na geen klachten en het ziet er prachtig uit!”

Esther van Oosten - Coördinator rechtmatigheid WMO en Jeugdwet bij Maatschappelijke Ontwikkeling

Meer weten over GERS en DIVA?

Ga voor meer informatie naar de RIO-groep GERS-DIVA of stuur een e-mail naar GERS-secretariaatBCO@rotterdam.nl.