De virtuele assistent slaapt nooit

Bijna iedere medewerker heeft ermee te maken: tijdrovende administratie, die soms leidt tot achterstanden in de taken waar het eigenlijk om gaat. Het gevolg: frustratie en minder werkplezier.

Gelukkig biedt de virtuele assistent, ofwel Robotic Process Automation, uitkomst! Deze virtuele assistent is een software-robot die het routinewerk opknapt.

Een greep uit de resultaten

image

Zorgvuldiger bij leegstand woningen

image

Ondersteuning GGD coronadata

image

Virtuele assistent helpt ondernemers

image

Zorgvuldiger bij leegstand woningen

image

Ondersteuning GGD coronadata

image

Virtuele assistent helpt ondernemers

Voordelen virtuele assistent

Medewerkers zijn blij met hun virtuele collega. De virtuele assistent vult snel allerlei standaardgegevens in en is uiterst betrouwbaar in bijvoorbeeld kopieerwerk. Doorlooptijden in het werk zijn nu korter, achterstanden kleiner en kosten lager. De medewerker krijgt meer tijd voor maatwerk en betere resultaten. Dat verhoogt het werkplezier. De virtuele assistent kan bovendien 24/7 doorwerken, en dat zonder hersteltijd of koffie!

“De inzet van Robotic Process Automation draagt bij aan een goede dienstverlening aan Rotterdammers, doordat onze collega’s meer ruimte krijgen om zich bezig te houden met maatwerk.”

Mourad Boudaber – Procesmanager bij Dienstverlening

Een greep uit de resultaten

Zorgvuldiger bij leegstand woningen

De gemeente houdt bij wie de gebruikers zijn van woningen, winkels en kantoren. De gegevens voor deze administratie komen van bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel en het Kadaster. Medewerkers checkten voorheen zelf of gegevens over leegstand klopten, een tijdrovende klus! Nu zoekt een virtuele assistent de ontbrekende gegevens op en zet direct een brief met een informatieformulier klaar voor verzending. De medewerkers van het team gegevensbeheer gebruiken de gewonnen tijd om binnenkomende informatie te verwerken. Het bijkomende voordeel is dat veel panden toch in gebruik blijken te zijn, waardoor de gemeente een aanslag mag versturen. Dat leidt ook nog eens tot hogere inkomsten.

Ondersteuning GGD coronadata

Medewerkers van het programma bouwden voor de GGD een virtuele assistent om te helpen bij het verwerken van testresultaten van het coronavirus. Zij hadden hiervoor slechts drie weken nodig! De virtuele assistent zet snel de nodige data in rapportages. Daardoor kan de GGD dagelijks alle data verwerken en rapportages op tijd aanleveren. De virtuele assistent komt ook van pas bij de dagelijkse verwerking van nieuwe testuitslagen en de verbetering van de informatievoorziening. Medewerkers van de GGD hoeven deze werkzaamheden niet meer handmatig uit te voeren. Daardoor hebben ze meer tijd voor andere zaken. Heel waardevol in de drukke coronatijd!

Ondersteuning GGD coronadata

Medewerkers van het programma bouwden voor de GGD een virtuele assistent om te helpen bij het verwerken van testresultaten van het coronavirus. Zij hadden hiervoor slechts drie weken nodig! De virtuele assistent zet snel de nodige data in rapportages. Daardoor kan de GGD dagelijks alle data verwerken en rapportages op tijd aanleveren. De virtuele assistent komt ook van pas bij de dagelijkse verwerking van nieuwe testuitslagen en de verbetering van de informatievoorziening. Medewerkers van de GGD hoeven deze werkzaamheden niet meer handmatig uit te voeren. Daardoor hebben ze meer tijd voor andere zaken. Heel waardevol in de drukke coronatijd!

Virtuele assistent helpt ondernemers

De eerste tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) zorgde tijdens de COVID-19-situatie in maart en april 2020 voor een uitzonderlijke hoeveelheid aanvragen. Toen het webformulier voor de Tozo-aanvraag beschikbaar was, was er al een achterstand ontstaan van zo’n 2.000 aanvragen. De virtuele assistent heeft deze aanvragen verwerkt en klaargezet voor uitbetaling. De gemeente Rotterdam voerde de Tozo-regeling ook uit voor een aantal regiogemeenten. Sommige gemeenten wilden de Tozo-aanvragen zelf verwerken. De collega’s van Robotic Process Automation ontwikkelden een virtuele assistent om deze gemeenten te helpen. De virtuele assistent verwerkte inmiddels zo’n 20.000 documenten, en downloadde en verzond 5.000 dossiers.

Meer weten over de virtuele assistent?

Ga dan naar de RIO-groep Virtuele Assistent of stuur een e-mail naar virtueleassistentBCO@rotterdam.nl.